적절한 후속조치 방법과 스마트워킹 도구

후속조치는 영업 활동에서 가장 중요한 것 중 하나이다. 한두 번의 미팅과 전화 그리고 이메일 발송에 그친다면

성공적인 세일즈는 발생하지 않는다. 여러 번의 후속조치는 성공적인 세일즈의 필수조건이다.

후속조치는 영업 상황에만 한정되지 않는다. 원하는 직장을 얻기 위해서도 필요하다,

“세일즈가 일어나기까지 약 80% 이상이 최소 5번 이상의 후속조치가 필요하다.

하지만 절반에 가까운 44%의 영업 사원은 한 번의 연락 후 피드백이 오지 않으면 포기하는 경향이 있다.”

하지만 반드시 후속조치가 필요하지는 않으며, 특히 전사적인 후속조치는 조직의 생산성을 떨어뜨린다.

아마 중요 프로젝트 진행 중 정해진 시간 내 업무를 완수하기 위해 팀원들에게 후속조치를 요청해본 경험이 있을 것이다.

직장 상사 중 일부는 팀 내 진행하는 모든 업무를 팀원과 공유하고 모든 업무를 파악하라고 한다.

그리고 ‘후속조치’ 가 무조건 필요하다고 강요하곤 한다.

중요한 단발성 프로젝트를 진행하는 경우 적절한 후속조치는 필요하다.

하지만 직장 내 일반적인 활동에 대한 전사적인 후속조치는 아무런 혜택도 주지 못한다.

후속조치 지금 당장 없애라

직장 내 후속조치 문화를 없애려는 노력을 시작하라. 가능하면, 전 직원을 대상으로 동시에 시작해야 한다.

200명 미만의 소규모 조직의 경우 ‘전사적인 후속조치 금지 방안’에 대한 전체 회의를 소집하고 교육을 해라.

조직 내 발생하는 불필요한 후속조치에 소모되는 시간 낭비를 줄이면 비용을 절감할 수 있고, 조직의 효율성과 생산성은 올라간다.

단번에 후속조치 문화를 없애기 힘든 경우 아래 간단한 지표는 도움이 될 것이다.

이메일 사용 시: 모든 직원은 48시간 내 답장을 원칙으로 하며, 적절한 이유가 없다면 48시간이 지난 사항에 대한 후속조치는

취하지 않는다. (물론 타인에 의해서 회신이나 업무가 완료된 경우로 굳이 완료된 업무에 대해 후속조치를 요청하지 않는 것으로

시간 낭비를 줄인다는 의미이다)

담당자 1인 지정: 후속조치 전담 인원을 1인 지정한다. 개인 혹은 다수에게 메일을 보낼 때 반드시 해당 인원도 포함하며

정해진 시간 내 후속조치를 요청한다. 적절한 후속조치가 없을 시 지정된 담당자가 후속조치를 진행하는 것이다.

(하루 2시간 소요되는 작업으로 적절한 방식은 아니지만, 차선책으로 사용할 수 있다)

기준 설립: 업무에 따라 후속조치에 대한 기준을 설정한다.

그럼에도 불구하고 후속조치를 버릴 수 없는 조직에게

후속조치 문화가 기업에 깊게 뿌리박힌 경우 개인이 기업 전체를 바꾸기란 어렵다. 그런 경우, 적절한 후속조치를 위해서

프로젝트 관리 도구는 필요하다. 인간은 망각의 동물이다. 답변을 깜빡하거나 후속조치를 잊어버리는 경우는 빈번하게 발생한다.

어떤 경우든 답변을 깜빡하는 것이다. 프로젝트 관리 도구는 휴대폰, 태블릿, 컴퓨터, 시계 등 다양한 경로로 알림으로 주고,

이는 후속조치를 잊어버리지 않도록 안전장치를 제공한다.

아래 소개하는 프로젝트 관리 도구를 사용한다면 중요 업무를 잊어버리지 않을 수 있다.

스마트워킹을 위한 다양한 도구들

노트 앱 (Evernote, Bear, OneNote, 메모장 등)

할 일/작업 관리 도구 (Trello, MeisterTask, Todoist 등)

프로젝트 관리 도구 (개인용 Asana, Evernote, Trello, MeisterTask, Notion 등 기업용 JIRA, RTC 등)

알림 (구글 캘린더 및 시리 혹은 이메일을 ‘잃지 않음’ 상태로 만들어 회신할 수 있도록 설정)

이메일 및 메신저로 과도한 정보를 주입해 잊어버리지 않도록 하기

오늘은 후속조치에 대한 글을 살펴봤는데 영업 사원으로 공감되는 부분이 많네요. 다양한 고객사와 많은 개발 건을 진행한다면

업무를 전부 기억하기는 불가능입니다. 처음에는 노트에 필기로 기록을 했지만, 시간이 지난 후 검색이 필요할 때 불편함을 느껴

에버노트를 사용하기 시작했습니다.

지금 포스팅도 에버노트 앱을 사용해서 작성하고 있어요. 에버노트를 사용한 지 벌써 2년이 훌쩍 지났습니다.

제게 에버노트는 없어서는 안 되는 존재가 되어버렸습니다. 독서 노트와 업무 내용을 에버노트에 기록하고 필요할 때 찾아보며

유용하게 사용 중입니다. 다양한 노트 앱, 할 일/작업 관리 도구 그리고 프로젝트 관리 도구를 사용했지만,

아직 에버노트를 대체할 수 있는 대안을 찾지 못했습니다. 한 가지 도구를 사용하는 게 아니라 상황에 맞게 에버노트,

트렐로, 메모장을 사용 중입니다.

위에 소개한 도구들은 대부분은 사용해본 도구인데, 기업용 프로젝트 관리 도구인 Jira, RTC 두 가지는 처음 들어 봤네요.

앞으로도 스마트워킹을 위한 다양한 도구를 소개하도록 하겠습니다.

이상 오늘의 포스팅을 마치도록 하겠습니다. 해당 글이 도움이 되셨다면 좀 더 많은 사람에게 노출될 수 있도록 ‘공감’ 클릭 부탁드려요.

긴 읽어 주셔서 감사합니다.

(출처: Did You "follow-up" one that "follow-up" email you had sent? 의 기사를 번역 및 가공한 콘텐츠입니다.)