5개 폴더로 효과적으로 이메일을 관리하는 방법

지난번 효과적으로 이메일을 관리하는 3개 폴더 분류법에 이어서 오늘은 5개 폴더로 이메일을 관리하는 방법에 대해서 알아보겠습니다.

저는 지금까지 다양한 이메일 분류법을 시도해봤는데요. 최적의 분류법을 찾기 위해 지금도 여러 가지 방법을 시도하고 있습니다. 저는 이메일의 받은 편지함을 ‘0’으로 관리해야 직성에 풀리는 스타일입니다. 이메일을 받은 후 내용에 따라 적절한 이메일 폴더로 옮기거나 프로젝트 도구로 사용하는 에버노트 혹은 트렐로에 기록한 후 잊어버리지 않도록 합니다. 사람마다 다른 이메일 분류 방법을 사용하고 있지만, 저와 비슷하게 받은 편지함을 ‘0’ 상태로 관리하기 위해 노력하는 사람들을 위해 5개 폴더로 이메일을 관리하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

받은 편지함을 일시적으로 ’0’으로 만드는 것보다 더 중요한 것은 꾸준한 관리이다. 대부분의 경우 ‘단순함’이 성공으로 가는 최선의 혹은 유일한 방법이라는 것을 기억하자.

1. 후속조치 폴더: 할 일 목록에서 해야 할 작업이 있는 경우 ‘후속조치’ 폴더로 분류한다. 후속조치에 몇 분밖에 소요되지 않는다면 즉각적으로 완료하는 게 좋다. 만약 단기간에 완료하기 힘들거나 시간이 오래 걸리는 경우 할 일 목록에 기록하고 작업이 완료 될 때까지 후속조치 폴더에 이메일을 보관한다.

2. 대기 폴더: 다른 사람의 응답이나 협조를 기다려야 하는 이메일의 경우 ‘대기’ 폴더로 분류한다. 영업 사원의 경우를 예를 들면, 타부서에 협조를 구한 상태로 품질, 연구소, 생산 등의 이메일 답장을 기다리는 업무의 경우 해당 폴더로 분류할 수 있다. 그리고 고객사의 경우를 예를 들면, 특정 정보를 요청하고 상대방이 답변하기를 기다리는 업무의 경우도 해당 폴더로 분류할 수 있다.

3. 아이디어 폴더: 일종의 생각 저장고로 단기가 아닌 장기적으로 진행해야 하는 경우 ‘아이디어’ 폴더로 분류한다. 프로젝트에 대한 실마리를 제공할 수 있는 정보 혹은 시도해보고 싶은 방법에 대한 정보를 위한 폴더로 사용한다. 여유 시간을 갖고 보다 적극적으로 영감을 얻을 수 있는 저장고로 활용할 수 있다.

4. 저장 폴더: 완료된 모든 업무 이메일을 ‘저장’ 폴더로 분류한다. 저장 폴더 내에서 필요한 정보를 검색하여 찾아볼 수 있다. 굳이 세분화하여 관리할 필요는 없다.

5. 프로젝트 폴더: 다양한 부서와 협력하여 진행하는 대규모 프로젝트의 경우 프로젝트별로 폴더를 만들어서 관리한다. 프로젝트 폴더 내 하위 폴더로 후속조치, 대기 등 폴더를 생성하여 사용하고, 완료 후 ‘저장’ 폴더에 프로젝트별로 구분하여 관리한다.

몇몇 사람들은 프로젝트 폴더를 만들어서 관리하는 방식이 비효율적이라고 하지만 중요 프로젝트의 경우 프로젝트와 하위 폴더를 생성하여 관리하면 놓치는 부분 없이 세세하게 관리할 수 있어 단점보다는 장점이 더 크다.

또한 매번 같은 방식으로 수동으로 이메일을 분류하는 경우 필터를 사용한다면 자동으로 이메일을 분류할 수 있다. 아웃룩, 지메일 혹은 다양한 이메일에서 제공하는 스마트 규칙 및 필터를 사용한다면 손쉽게 자동분류가 가능하다.

하지만 이메일을 반드시 ‘저장’ 폴더에 넣고 관리할 필요는 없다. 만약 당신이 정보를 수집하고 관리하는 시스템을 가지고 있다면 이메일에 폴더를 늘리는 것은 혼돈으로 가는 지름길이라는 것을 기억하라. 이메일 폴더는 적을수록 좋다.

위에서 소개한 글 중 ‘저장’ 폴더에 대해서 추가로 이야기해보겠습니다. 업무를 하다 보면 완료된 업무로 참조를 위해 ‘저장’해야 하는 경우가 있죠. 제 경우를 예를 들면, 완료된 업무는 에버노트의 ‘프로젝트 완료’ 폴더에 저장하여 관리합니다. 그러면 다음에 유사 업무가 있을 때 참조할 수 있습니다. 에버노트는 노트 앱으로 가볍게 사용할 수 있지만 제대로 사용한다면 강력한 프로젝트 관리 도구가 될 수 있습니다. 소프트웨어로 데스크톱에 설치하여 사용할 수 있고, 웹으로 접근도 가능하며, 휴대폰 앱으로 사용도 가능하죠. 그리고 모든 기기에서 실시간 연동을 지원하기 때문에 언제 어디서 어떤 방식으로든 내가 저장한 정보에 효과적으로 접근할 수 있습니다.

오늘 포스팅이 스마트워킹에 도움이 되셨으면 합니다. 이상 오늘의 포스팅을 마치도록 하겠습니다. 감사합니다.

(출처: You Only Need 5 Folders to Maintain Inbox Zero for Emails 의 기사를 번역 및 가공한 콘텐츠입니다.)