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스마트워킹, 생산성, 자기계발

효과적으로 이메일을 관리하는 3개 폴더 분류법

노마드 라이프를 꿈꾸는 직장인 지구나그네 2018.07.21 09:10
이메일 폴더는 받은 편지함을 깔끔하게 관리할 수 있는 중요한 도구 중 하나이다. 만약 이메일 폴더가 없다면 받은 편지함은 업무, 참고 메일, 스팸 등으로 엉망이 되고 말 것이다.

이메일을 용도에 맞게 적절하게 분류한다면 받은 편지함을 깔끔하게 관리할 수 있고 필요할 때 찾아보기 쉽게 관리할 수 있다.
받은 편지함을 효과적으로 관리하는 방법을 알아보자.

1.' 후속 조치' 폴더

이메일을 받은 후 바쁜 업무로 클릭하자마자 잊어버리는 경우를 종종 경험해봤을 것이다.
To-Do 앱이나 프로젝트 관리 툴을 사용해서 다른 곳에 저장하지 않는다면 중요한 메일이 받은 편지함에 영원히 묻혀버리는 불상사가 발생하기도 한다.

후속 조치 폴더가 필요한 이유다. 받은 이메일 중에서 당신의 행동이 필요한 경우 (제품 문의나 확인 요청을 보낸 경우로 이메일 회신이 필요한 경우) 후속 조치 폴더로 메일을 이동시킨다. 후속 조치 폴더를 사용하면 처리해야 할 업무가 무엇인지 확인할 수 있고 해야 중요한 메일을 잊어버리는 불상사를 방지할 수 있다. 후속 조치 폴더에 있는 업무의 완료나 종료 그리고 회신 완료 시에는 다른 폴더로 이동시킨다.

2.’ 참고’ 폴더

영수증, 단순 알림, 중요 정보 등 개인이 받는 이메일이 점점 증가하고 있다. 개인적으로 어제 하루 약 55개의 이메일을 받았다. 우리가 받는 이메일 중 나중에 필요할 때 다시 봐야 하는 중요한 문서가 종종 포함되어 있을 것이다. 그때마다 검색하는 것은 효과적인 방법이 아니다. 하루 평균 50개의 이메일은 일주일이면 350개, 일 년이면 18,250개로 적은 수치가 아니다.

참고 폴더는 나중에 필요할 수 있는 문서를 보관하는 장소로 사용하자. 참고 폴더를 중요 문서를 저장하는 저장고로 사용하면 검색도 쉽고 중요 정보를 잃어버릴 염려 없이 언제든 쉽게 찾을 수 있다.

3.’날짜별’ 폴더

어떤 사람들은 카테고리 폴더 분류 방식을 선호하지 않는다. 이런 사람들은 종료 날짜를 기준으로 폴더를 만들어 보는 게 좋다.

긴급한 작업은 ’오늘’ 폴더, 짧은 기간 내 완수해야 하는 작업은 ‘이번 주’ 폴더, 우선순위가 낮은 작업의 경우 ‘이번 달’ 폴더를 만들어서 관리해보는 것이다. 날짜순으로 폴더를 관리하면 일을 중요도에 따라 완수할 수 있다.

오늘은 이메일을 효과적으로 분류하는 방식에 대해서 알아봤습니다. 위에서 소개한 폴더 분류 방식은 다양한 분류 방식 중 하나일 뿐입니다. 정보의 홍수 속에서 효과적으로 이메일을 관리하는 방법을 시도 후 자신에게 맞는 방법을 찾는게 중요할 것 같네요.

이상 오늘의 포스팅을 마치도록 하겠습니다. 해당 글이 도움이 되셨다면 좀 더 많은 사람에게 노출될 수 있도록 ‘공감’ 클릭 부탁드려요. 긴 읽어 주셔서 감사합니다.

(출처: 3 Email Folders You Should Be Using to Keep Your Inbox Organized  기사를 번역 및 가공한 콘텐츠입니다.)


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