팀 생산성을 향상 시키는 4가지 방법

생산성 향상은 모든 기업의 목표입니다. 생산성을 향상 시키는 방법을 알아보기 전에 먼저 기업에서 말하는 '생산성’이란 무엇을 뜻하는 건지 알아보겠습니다.

생산성과 효율성

생산성은 같은 인풋으로 더 많은 아웃풋을 만드는 기업을 생산성이 높은 기업이라고 이야기한다.

효율성은 더 적은 인풋으로 같은 아웃풋을 만드는 기업을 효율성이 높은 기업이라고 이야기한다.

비슷하지만 완전히 다른 의미이다. 기업에 생산성은 효율성과 함께 가장 중요한 요소이다.

시간을 효율적으로 사용한다면 기업의 생산성 향상은 어렵지 않다.

할 일 목록을 작성하라.

업무는 과거 그 어느 때보다 복잡해지고 있다. 업무에 필요한 모든 것을 기억하는 것은 더 이상 불가능하다. 하루에 해야 할 일이 점점 많이 지고 있고, 기억해야 할 정보가 점점 방대해지고 있다. 더 이상 기억할 수 없기 때문에 기록해야 한다. 할 일 목록을 작성하면 작성하라. To-Do 리스트를 작성하고 시간에 따라 완수하라. To-Do 리스트를 작성하면 그날 해야 할 일을 잊어버리지 않는다.

정보는 쉽게 찾을 수 있게 저장하라.

정보를 찾을 때마다 이메일, 컴퓨터, 업무 다이어리 등을 찾아보는 건 구시대의 유물이 되었다. 여기저기 분산된 정보는 찾는데 많은 시간이 걸린다. 효과적으로 정보를 활용하려면 검색이 쉽도록 해야 한다. 정보는 유형에 따라서 특정 도구를 사용하고, 정보를 원하는 사람은 누구든 쉽게 접근할 수 있도록 해야 한다.

공용 폴더 앱 드롭박스, 노트 앱 에버노트, 원 노트, 프로젝트 관리 도구 트렐로, 노션, 아사나, 파일 저장 구글 드라이브, 네이버 클라우드 등 스마트 도구를 사용하면 정보를 쉽게 저장하고 언제든지 검색할 수 있다.

그리고 휴대폰, 컴퓨터 등 그 어떤 기기에서도 손쉽게 접근할 수 있고, 실시간 연동도 가능하다.

템플릿을 사용하여 시간을 절약하라.

반복되는 작업의 경우 표본 템플릿을 만들고 팀원들과 공유하라. 모든 작업은 처음 하는 경우 시행착오를 거친다. 시행착오는 시간 손실로 이어진다. 표본 템플릿을 만들고 팀원들과 공유하면 시간을 절약할 수 있을 뿐 아니라 실수를 줄일 수도 있다.

작업을 전체팀과 공유하라.

모든 팀원이 공통된 업무용 도구를 사용하라. 공통 업무를 수행하기 위해서는 공통된 업무 도구를 사용해야 시간 낭비를 줄일 수 있다. 그리고 내가 하는 일을 다른 사람과 공유하라. 누군가가 이미 해본 일을 다른 사람이 한다면 시간을 대폭 줄일 수 있다. 생산성 향상을 위해서 시간 손실을 줄여야 한다.

이상 오늘의 포스팅을 마치도록 하겠습니다. 해당 글이 도움이 되셨다면 좀 더 많은 사람에게 노출될 수 있도록 ‘공감’ 클릭 부탁드려요.

(출처: How to improve productivity 의 기사를 번역 및 가공한 콘텐츠입니다.)