끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 - 데이비드 알렌

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기

끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기 - 데이비드 알렌 

직장 생활을 하다 보면 기억해야 할 일들이 점점 늘어난다. 불과 몇 년 전만 하더라도 중요한 일은 다이어리에 기록을 하거나 포스트잇에 기재 후 눈에 띄는 곳에 붙여놓는 등 비교적 간단한 것들로 업무 진행에 지장이 없었다. 하지만 넘치는 정보로 인해서 더는 다이어리와 메모장만으로는 효과적은 자료의 축적이 불가능해지고 있다.

일에는 생산성이 굉장히 중요하다. 끝도 없는 일 깔끔하게 해치우기는 'GTD' 즉 일의 능률과 생산성에 관한 책이다. 효과적인 자료의 '축적'과 '관리'와 '실행'에 관한 책으로 일뿐만 아니라 개인에게도 굉장히 효과적인 지침서가 되는 책이다.

스트레스 대부분이 부적절하게 관리에서 비롯한다.

결국 생활 곳곳의 '미완의 고리(완전히 마무리하지 않고 반복하는 작업이나 과정)'를 효과적으로 통제할 때 비로소 더 큰 안정감과 집중을 경험할 수 있고 활력이 생긴다.

How to manage

첫째, 아직 완결짓지 못했다고 생각하는 모든 일을 마음속에서 꺼내고, 믿을 만한 시스템 속에 붙잡아두고, 정기적으로 살펴야 한다.

둘째, 해당 과업을 정확히 파악하고, 어떻게 처리해야 할지 정해야 한다.

셋째, 어떻게 행동할지 결정한 내용을 기록으로 남겨두고 정기적으로 검토한다.

대부분의 사람들이 작성한 '해야 할 일' 리스트는 단지 일거리 리스트이다.

이런 리스트는 일을 완수했을 때의 결과와 다음 행동, 즉 실제로 행해야 하는 세부 항목이 없다면 그저 수많은 일거리를 부분적으로 상기해줄 뿐이다.

나는 각 선택에 최종 판단을 내리고 나면, 그 선택이 어떤 것이었는지는 더 생각하지 않는 편이다.

선택에 대한 생각은 미리 해두어야 하고 기대하는 결과를 포착해두면 그만이다. 

어떤 것이든 한 번 이상 생각하여 시간을 소모하는 것은 바람직하지 않다. 

대부분 마음속에 미완의 과제가 머물면서 스트레스가 생겨난다. 먼저 마음속에 자리 잡은 업무나 프로젝트를 흰 백지 위에 생생하게 적어나가자. 머릿속에 맴도는 모든 것을 머리 바깥으로 끄집어내는 습관을 들이자. 다시 말하면 마음속에 아무것도 남기지 않는 습관을 키우자.

업무와 관련한 진정한 문제는 시간 부족이 아니다. 프로젝트의 실체를 분명히 밝히지 않는 것과 다음 단계에 해야 할 일을 명확히 하지 않는 데서 비롯한다. 조직화하지 않은 당신의 일 처리법에서 많은 문제가 발생하고 있음을 직시해야 한다.

5단계 경영법

첫째, 관심을 끄는 사물을 수집하고,

둘째, 수집한 사물의 의미와 할 일을 가공하고,

셋째, 결과를 조직화하고,

넷째, 선택 가능한 방안 등을 검토하며,

마지막으로 행동에 옮긴다. 

다음 행동이 무엇인가?

직접 하든지 위임하든지 연기할 것 

- 직접한다 : 실행에 2분이 안 걸린다면, 결정한 즉시 처리하는 것이 좋다.

- 위임한다 : 실행에 2분 이상 걸릴 경우, 자신이 행할 수 있는지 없는지 판단한다. 직접 하는 것이 힘들다면 적임자에게 위임한다.

- 연기한다 : 실행은 2분 이상 걸리는데, 당신만이 처리할 수 있는 것이라면 다음 행동 리스트에 올려놓고 계속 추적한다.

프로젝트 

하나의 목표이며 하나 이상의 행동이 필요한 것으로 한 가지 행동만으로 완결할 수 없는 일이며, 아직 해야 할 일이 남아 있음을 일깨워주는 이정표가 있어야 한다.  규모나 우선순위에 따라 순서를 정할 필요는 없다. 각 프로젝트마다 다음에 해야 할 일을 빠짐없이 정해두고 정기적으로 검토할 수 있으면 된다. 프로젝트 지원재료는 각 주제나 프로젝트 이름별로 관련 정보를 쌓아둔다.

특정 날짜나 시간에 해야 하는 행동 (주로 달력에 기재한다)

되도록 빠른 시간 내에 끝내야 하는 행동 (주로 다음 행동 리스트에 넣는다),

다른 사람에게 위임해야 하는 행동 (대기 목록에 넣는다)으로 나뉜다.

다음 행동 리스트 

해야 할 일은 모두 다음 행동 리스트에 올려야 한다. 

이 리스트는 달력과 함께 일상의 행동을 경영하고 조직화하는 일의 중심부를 차지한다.

처리에 2분 이상 걸리고 위임할 수도 없는 일은 달력 말고 다른곳에서 관리해야 한다. 

이것은 적절한 시기가 되면 실천해야 하는 행동의 리마인더다.

그리고 시간 날 때마다 다음 행동을 검토하자.

목적

"왜?"라는 질문은 아무리 해도 지나치지 않다. 늘 이 질문을 통해 업무를 점검하거나 활발하게 진행할 수 있다. 

일에 대한 분명한 목적 의식을 가져야 한다. 

"왜 그 일을 하세요?"라는 간단한 질문 하나만으로도 자신이 하는 일의 목적을 잊고 있던 사람들이 제자리를 찾는다.

브레인스토밍 

- 평가하거나 도전하거나 비판하지 마라 : 비판자가 있으면 트집잡히지 않을 것만 말하려 하고 자기 표현을 검열하게 된다. 자신 있게 의견을 내놓을 수 없고, 전체 계획에 얽매인 상태가 된다. 

- 질이 아닌 양을 중시하라 : 떠오르는 아이디어가 많을수록 선택권은 커지고, 좋은 선택을 할 수 있는 바탕도 넓어진다.

- 분석과 평가는 표면에 내세우지 마라 

집에서도 작업 공간이 필요하다. 집안에 작업 공간을 꾸미는 일에 인색하지 마라. 

집에 일정한 시스템을 갖춰라. 집과 사무실 양쪽 장소 모두에 같은 환경을 설치하라.

작업 공간은 공유하지 마라. 

혼자만의 작업 공간을 확보하는 것은, 최소한 자기만의 수집함이나 서류를 처리하는 물리적 공간을 확보하는 것은 반드시 필요하다.

가공단계 수집함 비우기 

- 필요 없는 것 제거하기

- 2분 안에 가능한 행동 완결하기

- 다른 사람에게 위임할 수 있는 것 전달하기

- 조직화 시스템 내부에서 2분 이상 걸리는 행동 리스트 분류하기

- 입력물 중심으로 또 다른 큰 약속(프로젝트)이 남지 않았는지 확인하기

가공지침 

- 제일 첫 항목부터 시작하라

- 한 번에 한 항목씩 처리하라

- 수집함에 다시 집어넣는 일이 없게 하라

급히 훑어보는 것은 가공이 아니다.

제일 급하거나 흥미로운 것부터 다루려고 하지마라.

반드시 하나에서 시작해 한 번에 하나씩 순서대로 진행하는 습관을 들여야 한다. 원칙이 중요하다.

다음 단계에 할 일을 결정했다면 

- 실행에 옮겨라 : 2분 안에 해결할 수 있다면, 항목을 집자마자 바로 하라. 실행 후 버리고, 분류하고, 참고용으로 두라. 2분 안에 할 만큼 중요하지도 않다면 집어던져라. 

- 위임하라 : 다음 행동이 2분 이상 걸린다면 스스로 질문하라. "내가 이 일을 하기에 가장 적합한 사람인가?" 그렇지 않다면 적당한 사람에게 일을 건네라. 위임한 일을 추적하라. '대기' 리스트로 분류하라. 상대의 처분을 기다리고 있는 경우도 마찬가지다.

- 연기하라 : '보류' 리스트로 분류하라.

프로젝트 리스트는 프로젝트 자체에 관한 계획이나 세부사항을 관리하기 위한 리스트가 아니다. 

우선순위나 규모, 중요도에 따라 정리해서도 안 된다. 

이 리스트는 단지 미완의 고리에 대한 색인목록 기능을 수행할 뿐이다.

프로젝트 리스트의 진정한 가치는 전체적으로 검토(최소한 일주일에 한번씩)하기만 하면 모든 프로젝트에 대해 단계별 행동을 규정하고, 빈틈없이 확인할 수 있게 한다는 데 있다. 이따금 이 리스트를 훑어보는 것만으로도 당신의 자기관리능력이 강해진다.

주기적으로 주간 검토를 한다. 금요일 오후 정도에 규칙적으로 시간을 확보하여 각 리스트 및 자료를 재평가 및 재가공하라.

사람들은 종종 너무나 많은 간섭 요인이 자신의 업무에 관여한다고 불평을 터뜨리기도 한다. 하지만 간섭은 인생에서 불가피한 것이다. 대신 어떤 간섭이 끼어들어도 훌륭하게 처리할 수 있고, 자투리 시간을 적절히 이용할 수 있을 만큼 조직화되어 있기만 하면, 한 업무에서 다른 업무로 얼마든지 신속하게 이동할 수 있다. 

해당 책은 현재 절판되었으며 현재는 '쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법'이라는 이름으로 개정판이 나왔다. 번역이 매끄럽지 못해서 읽는데, 조금 힘이 들었다. 개정판은 읽지 않았지만 좀 더 나아졌을 거라 생각한다. 저자의 의도를 정확히 파악하고 완벽하게 업무에 적용한다면 직장생활에 큰 힘이 될 것이다.

쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법 국내도서 저자 : 데이비드 앨런(David Allen) / 김경섭역 출판 : 김영사 2016.07.04 상세보기