직장인 생산성 향상을 위한 간단한 팁 10가지

짧은 시간 일하고 좋은 성과를 내는 게 직장 생활에서는 가장 중요합니다.

불필요한 시간을 줄이고 효율적으로 일하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

생산성은 효율성과 직결됩니다. 더 적은 노력으로 더 빠르게 더 많은 결과를 얻는 것이죠. 점점 더 많은 것을 요구하는 시대에 생산성은 가장 중요한 요소입니다. 하루를 가장 가치 있게 사용하기 위해서는 우리의 인생 중 다음에 소개하는 세 부분에 집중해야 합니다.

시간

인간은 본래 멀티 태스킹에 굉장히 취약하며, 시간 관리는 생산성 향상에 가장 중요한 요인입니다. 시간을 허비하는 가장 큰 요인은 예측 불가능하고 대게 중요하지 않은 일입니다. 스마트폰이 보내는 메일이나 각종 알람을 즉각적으로 확인하는 것은 우리의 일상이 되어버렸습니다. 이러한 원치 않는 멀티태스킹에는 생각보다 많은 시간이 소요됩니다. 이러한 방해요인으로부터 본래 하던 일로 돌아와서 흐름을 찾기까지 걸리는 시간은 약 26분이라고 합니다. 이러한 시간의 낭비를 피하고자 예상치 못한 방해로부터 우리를 보호할 수 있는 시스템을 구축해야 합니다.

1. 하루를 '나만의 시간' 갖는 데서 시작하세요.

밤새 쌓인 메일 및 소셜 미디어 업데이트를 살펴보고 해야 할 일을 분류하세요. 메일이나 소셜 미디어를 통해 답장을 보내세요. 중요한 일에 대한 계획을 세우세요. 홍보성 메일이나 쪽지 그리고 중요하지 않은 메시지는 삭제하세요.

2. 출퇴근 시간을 적극적으로 활용하세요.

출퇴근 시간을 활용해서 시간이 많이 소요되는 작업을 분류하세요. 저는 아침 통근 중에 외부 컨설턴트의 업무 내용을 파악하고 공개 프로젝트의 업데이트를 확인 후 도움이 필요한지를 확인합니다. 사무실에 도착할 때 즈음 프로젝트의 진행 상황을 정확하게 파악하는 게 가능합니다.

3. 모든 회의 시간을 25% 줄입니다.

회의 전 회의 준비나 회의 중 쓸데없는 농담에 많은 시간이 낭비됩니다. 회의를 1시간에서 45분으로 줄이면 한 달에 25시간을 얻을 수 있습니다. 이를 일 년으로 환산하면 약 300시간, 거의 두 달에 가까운 시간입니다.

4. 하루 중 정기적인 휴식을 취하세요.

연속적인 회의는 생산성을 저해시킵니다. 이러한 행위는 피로 축적과 집중력을 잃어버리는 결과로 이어집니다. 규칙적인 휴식은 예측 가능성을 높이고, 정기적인 일정의 계획은 심신의 안정으로 이어집니다. 가능하다면, 점심 후 10~20분 정도의 낮잠을 청하세요.

공간

"공간"은 가상 공간뿐 아니라 사무실과 같은 환경을 의미합니다. 작업 공간이 전부는 아니지만, 작업 생산성을 높이는 데 중요한 요소입니다. 다음은 몇 가지 공간 관련 팁입니다.

5. 사무실이 아닌 곳에서 일하세요.

문서를 작성하거나 연구에 몰두해야 할 경우 사무실 내의 방해요인의 부재는 집중력 향상에 도움을 줍니다. 일부 회사는 직원들이 집에서 일하도록 허용하는 데는 출퇴근 시간 단축, 점심시간 단축, 병가 감소 등의 다른 이점이 있다는 것을 알게 되었습니다.

6. 정보 수집을 위해 통합 시스템을 구축하세요.

전자 메일, 야머와 같은 마이크로 블로깅 도구, Lync와 같은 채팅 도구, Twitter, LinkedIn과 같은 소셜 미디어, SAP, Oracle, 세일즈포스와 같은 운용 시스템 등 너무 많은 앱이 존재합니다. 각각의 앱 알림을 한곳에서 확인할 수 있도록 시스템을 구축하세요.

7. 휴대 기기 및 데스크톱의 팝업 알림을 꺼두세요.

성가신 팝업 메시지가 집중력을 분산시키지 않도록 하세요. 지금 즉시 알림을 꺼두세요. 효율적으로 시간을 사용하기 위해서 이메일을 확인하는 시간도 배분하세요. 이렇게 하면 절대 후회하지 않을 것입니다.

사고방식

올바른 작업을 수행하는 데 집중할 수 있는 사고방식을 가지세요.

8. 이메일을 회신하지 마세요.

전화하거나 동료들과 직접 이야기하세요. 지리적으로 멀리 떨어진 사람들에게는 매일 대신 채팅을 하세요. 정확한 방향성을 제시할 수 있고 오해를 즉각적으로 해결할 수 있습니다. 끊임없는 전자 메일로 낭비되는 시간은 믿기 어려울 정도이며, 무의미한 실수 또한 발생합니다.

9. 큰 문제는 작은 덩어리로 쪼개세요.

이것은 중요한 일의 실행과 관련하여 과부하 및 지연의 느낌을 줄여줍니다. 이 작업을 수행하는 한 가지 실제적인 방법은 작업의 관리를 위한 '민첩한 실행'입니다. 소프트웨어 개발 분야에서 탄생한 'Agile(민첩)'은 중요한 일의 처리 기간 단축에 크게 기여하였습니다. 프로세스 전반에 걸친 해결책의 제시는 중대 작업에 대한 불안을 줄여줍니다.

10. 오류를 줄이기 위해 반복적인 작업에 체크리스트를 사용하세요.

특히 과중한 업무를 수행하거나 시간 내에 작업해야 하는 경우 체크리스트는 굉장히 유용한 도구입니다.