비즈니스 미팅을 준비하는 방법

비즈니스 미팅은 굉장히 중요하다. 하지만 대부분이 준비되지 않은 상태로 임한다.

최근 125명의 매니저와 45명의 사원을 대상으로 실시한 설문 조사에서 전체 중 35%는 자기 매니저의 미팅 준비에 대해 “아주 조금 준비되었다.”, 15%는 “준비가 덜 됐다, 혹은 전혀 준비되지 못했다”라고 답했다. 사원들이 생각하기에 자신의 매니저 중 거의 절반은 비즈니스 미팅을 할 수 있는 상태가 아니라고 생각한다.

그 생각에 매니저도 동의한다. 매니저 중 16%는 어떻게 준비해야 하는지와 미팅에서 무슨 질문을 해야 할지 잘 모르겠다고 응답했다고 하니 미팅에 어려움을 겪는 숫자는 절대 적지 않다.

하지만 비즈니스 미팅을 준비하는 과정은 어렵지도 않고 많은 시간이 걸리는 것도 아니다. 비즈니스 미팅을 준비하는 방법 4가지 단계를 알아보자. (각 단계를 준비하는 과정은 10분 이내의 시간이 걸릴 뿐이다.)

1. 현재 진행 상황을 확인하라

진행 상황 파악 없이 비즈니스 미팅을 하는 것은 자살행위다. 미팅 전 상대방이 최근 한 달 동안 진행한 업무에 대해 충분히 파악해야 한다. 상대방이 진행한 업무를 모른다면 미팅 시작 후 10~15분을 해당 정보 확인에 사용해야 한다. 하지만 주어진 시간이 30분 밖에 없는 상황이라면 중요한 시간을 진행 상황 파악에 날려버리는 셈이다. 하지만 상대방의 업무를 사전에 확인 후 미팅에 임한다면 10~15분을 새로운 정보를 얻고 해당 정보에 관해 토론하는데 사용할 수 있다.

구체적으로,

진행 상황을 확인하면, “X 프로젝트 대한 최신 정보는 무엇입니까?”라고 물어보며 시간을 낭비하는 대신 미팅으로 얻고자 하는 목표에 집중할 수 있다. 그 목표는 진행 샘플에 대한 테스트 결과일 수 있고, 경쟁사 시장 진입 정보일 수 있고, 최신 시장 동향이 될 수 있다.

마지막 미팅 일지를 확인하면, 혹시 다음 미팅에 내가 해야 할 행동이나, 다음 미팅에 완료해야 할 일 등 목표들이 있을 수 있다. 미팅 전 이전에 실시한 미팅 일지를 확인하면 미팅 중 확인할 수 없는 중요 정보를 사전에 확인할 수 있다. 그리고 그 정보는 다음 미팅에 해야 할 중요한 질문을 상기시켜 준다.

2. 상대방에게 미팅 의제 작성을 요청하라

미팅 상대방에게 의제를 만들어 달라고 요청하라. 다음과 같이 요청할 수 있다. “괜찮으시면 미팅 의제를 작성해 주실 수 있으세요? 원하시는 주제에 대해 사전에 충분히 준비하겠습니다.”

상대방이 미팅의 주도권을 잡고 의제를 시작하게 함으로써, 상대방이 다루고 싶은 주제가 우선순위에 있다는 것을 보여줘라. 고객을 우선순위에 두는 것은 성공적인 미팅에 필수사항이다.

그런 다음 회의 전 상대방이 보낸 의제를 검토하고 원하는 내용을 추가할 수 있다.

비즈니스 미팅은 회사를 자랑하고 제품을 소개하는 자리가 아니다. 상대방이 가진 문제가 무엇인지 모르는데 어떻게 솔루션을 제공할 것인가? 고객의 문제를 듣고 솔루션을 제공하려면 상대방에게 질문하고 대답에 귀 기울여야 한다.

그런데 대부분의 영업 사원은 회사의 장점과 제품의 장점을 부각하면서 미팅을 주도하려고 한다. 그러면 상대방은 ‘우리 회사가 가진 문제가 뭔지, 우리가 어떤 게 필요한지 물어보지도 않는군.’이라는 생각을 가져버린다. 그러면 대부분의 미팅은 실패로 끝난다.

3. 무엇을 알고 싶은지 스스로 질문하라?

성공적인 미팅을 위해 아래 4가지 영역을 파악하라.

관심사와 문제: 내가 모르지만, 알아야만 하는 잠재적인 관심사와 문제가 있는가?

업무 수행에 대한 피드백: 지금 업무수행 방식에서 다르게 수행해야 할 사항은 무엇인가? 자신의 업무수행 방식을 어떻게 개선할 것인가?

커리어 목표: 상대방의 커리어 목표 발전을 어떻게 도울 수 있는가?

개인적인 연결: 그들의 삶에서 당신이 더 알고 싶어 하는 것은 무엇인가?

위의 4가지 영역을 참고해서 미팅 시 상대방에게 물어볼 질문에 대한 아이디어를 얻거나 다루어야 할 주제를 생각해보자. 위 분야 중 하나 또는 두 가지를 선택하고 각 분야에 대해 최소 3~7개의 예상 질문을 준비하라. 미팅이 원활하게 진행되지 않을 때 해당 질문을 던지면 매끄러운 미팅에 도움이 된다.

회사가 아닌 개인적인 연결에 초점을 맞추는 질문을 하나 이상 준비하고 그 질문을 사용하여 회의를 시작하라. 이렇게 하면 회의 초반 경직된 분위기를 깨고 상대방과 개인적 유대감을 형성할 수 있다. 개인적 유대감 없이 중요 정보를 제공하는 사람은 드물다. 그리고 개인적인 유대가 쌓이면 미팅 분위기는 훨씬 더 긍정적으로 변한다.

4. 사고방식을 조정하라

미팅만 시작되면 주도하려고 하는가? 모든 미팅은 상대와 목적에 따라 달라야 한다. 자신이 주도해야 하는지 상대방의 의견을 들어야 하는지 명확히 알아야 한다. 잠시 시간을 내어 미팅의 의미를 상기시켜라. 미팅의 주된 목적은 상대방을 파악하는 것이다. 말하는 대신 들어라.

이 네 단계는 총 15분, 어쩌면 최대 30분 정도 걸릴 수 있다. 단지 15~30분 정도만 투자한다면 비즈니스 미팅이 낭비되지 않도록 충분히 준비할 수 있다.

준비되지 않은 상태로 미팅에 임한다면 상대방이 보기에 바로 티가 날 수 있습니다. 귀중한 시간을 내서 미팅하는데 소득이 없다면 실망도 크겠죠. 그런 사람에게 여러 번 미팅을 할 수 있는 기회가 주어질까요? 준비하는 만큼 얻을 수 있습니다.

위에서 잠깐 미팅 의제와 미팅 일지에 대한 이야기가 나왔는데요. 저는 미팅 의제, 미팅 일지를 에버노트를 활용해서 작성합니다. 미팅 의제와 미팅 일지를 작성할 때마다 다른 양식을 사용하시나요? 그러면 굉장히 수고스러울 수 있죠. 에버노트에 미팅 템플릿을 작성하고 미팅이 있을 때마다 의제를 작성하고, 일지를 작성한다면 좀 더 스마트하게 일할 수 있습니다.

이상 오늘의 포스팅을 마치도록 하겠습니다. 해당 글이 도움이 되셨다면 좀 더 많은 사람에게 노출될 수 있도록 ‘공감’ 클릭 부탁드려요. 공감은 제가 계속 글을 쓸 수 있도록 큰 힘을 줍니다. 감사합니다.

(출처: Managers: You’re not prepared for your one-on-one meetings. Here’s what to do 의 기사를 번역 및 가공한 콘텐츠입니다.)